La situación
Once tiendas físicas, una tienda en línea en crecimiento y cuatro sistemas que no se hablaban entre sí: el escaparate digital, la gestión de almacén, la contabilidad y un portal de transportistas. Cada pedido atravesaba al menos tres de ellos - por exportación, por correo o porque alguien lo volvía a teclear. La conciliación de fin de mes llevaba una semana. La temporada alta significaba horas extra dedicadas a copiar y pegar.
La auditoría
Dos semanas registrando cada movimiento manual de datos produjeron el caso de negocio: miles de horas al año reintroduciendo información, más un término de error que costaba más que la mano de obra - pedidos mal preparados, disputas de facturas, descuadres de existencias. La propuesta ordenó cada flujo por coste anual y automatizó empezando por arriba.
Qué construimos
Una capa de integración que mueve cada pedido del escaparate digital al almacén, de ahí al transportista, a la factura y a la contabilidad sin intervención humana - salvo donde el criterio humano hace falta de verdad. Las discrepancias de precio, las anomalías de dirección y los conflictos de existencias se derivan a una cola de excepciones con todo el contexto adjunto; el resto simplemente fluye.
La parte difícil
El sistema contable no tenía una API utilizable. El puente seguro resultó ser un intercambio de ficheros estructurados en un horario fijo con verificación por suma de comprobación - aburrido, fiable y completamente monitorizado. Es un buen ejemplo de una regla que sostenemos: la mejor integración es la que nunca sorprende a nadie, no la más ingeniosa.
Resultados que se sostuvieron
El 96 % de los pedidos fluye ahora de extremo a extremo sin que nadie los toque; el equipo de operaciones trabaja la cola de excepciones en lugar de toda la cadena. Los errores de introducción de datos bajaron más de un 90 %, el cierre de mes se resuelve en un día y la capacidad liberada se reasignó a atención al cliente y a compras. La amortización llegó a los pocos meses de la puesta en marcha - medida contra la línea base de la auditoría, no estimada.