Die Ausgangslage
Eine regionale Spedition mit mehreren Hundert Sendungen pro Woche war schneller gewachsen als ihre Werkzeuge. Die Preisbildung steckte in zwölf verknüpften Tabellen, die drei Personen pflegten; die Disposition lief in einem Altsystem, das niemand anzufassen wagte; die Fakturierung war jeden Monat ein Rekonstruktionsprojekt. Wer ein Angebot für eine Route außerhalb des Standards brauchte, musste zuerst die eine Person finden, die die richtige Tabelle kannte, und wartete an guten Tagen vier Stunden.
Das Problem hinter dem Problem
Langsame Angebote waren auf den ersten Blick kein Softwareproblem, sondern ein Wissensproblem. Die Preisregeln steckten in den Köpfen einzelner Mitarbeiter und in Formelzellen, die niemand nachprüfen konnte. Die Diagnose legte offen, was das tatsächlich kostet: verlorene Aufträge, weil Kunden dem den Zuschlag gaben, der zuerst antwortete; Preisfehler auf komplexen Routen; und die vollständige Abhängigkeit von drei unersetzlichen Mitarbeitern.
Was wir umgesetzt haben
Zuerst entstand eine Angebots-Engine, bewusst schmal geschnitten. Die Preisregeln wurden aus den Tabellen herausgelöst, kodiert und vom Kalkulationsteam Regel für Regel geprüft, bevor sie ab der sechsten Woche bei einer Pilotgruppe in den Einsatz gingen. Disposition und Fakturierung folgten als eigene Meilensteine, wobei jeder seinen Vorgänger erst ablöste, nachdem er parallel zu ihm gelaufen war.
Der schwierige Teil
Schwierig war nicht der Code, sondern das Vertrauen. Das Kalkulationsteam hatte allen Grund, einem System zu misstrauen, das seine Erfahrung in Regeln gießt. Zwei Dinge haben den Ausschlag gegeben: Das Team prüfte und genehmigte jede einzelne kodierte Regel und fand dabei mehrere Fehler, die seit Jahren in den Tabellen steckten. Und das System legt seine Rechenwege offen, sodass sich jedes Angebot bis zu den Regeln zurückverfolgen lässt, die es erzeugt haben. Innerhalb eines Quartals wünschte sich dasselbe Team neue Regeln, statt Tabellen zu pflegen.
Ergebnisse, die Bestand hatten
Die mediane Angebotszeit fiel von vier Stunden auf sechs Minuten und blieb dort, auch als das Volumen wuchs. Die Angebotserstellung ist für den Vertrieb kein Nadelöhr mehr, Preisfehler auf komplexen Routen gehen gegen null, und die Preisbildung hängt nicht länger an drei bestimmten Personen. Die Zusammenarbeit läuft als dediziertes Team weiter: Heute geht es um den Ausbau der Plattform und nicht mehr um Brandbekämpfung.