Die Ausgangslage
Eine regionale Spedition mit Hunderten Sendungen pro Woche war schneller gewachsen als ihre Werkzeuge. Die Preisbildung lebte in zwölf verknüpften Tabellen, gepflegt von drei Personen; die Disposition lief in einem Altsystem, das niemand anzufassen wagte; die Fakturierung war ein monatliches Rekonstruktionsprojekt. Ein Angebot für eine Nicht-Standard-Route hieß, die eine Person zu finden, die die richtige Tabelle kannte — und dauerte an guten Tagen vier Stunden.
Das Problem unter dem Problem
Langsame Angebote waren auf den ersten Blick kein Softwareproblem — sondern ein Wissensproblem. Preisregeln lebten in Köpfen und in Formelzellen, die niemand prüfen konnte. Die Diagnosephase legte die wahren Kosten offen: verlorene Aufträge (Kunden gingen zu dem, der zuerst antwortete), Preisfehler auf komplexen Routen und die vollständige Abhängigkeit von drei unersetzlichen Mitarbeitern.
Was wir gebaut haben
Zuerst eine Angebots-Engine — bewusst schmal. Die Preisregeln wurden aus den Tabellen extrahiert, kodiert, vom Pricing-Team Regel für Regel geprüft und in Woche sechs an eine Pilotgruppe ausgeliefert. Disposition und Fakturierung folgten als eigene Meilensteine — jeder löste seinen Vorgänger erst ab, nachdem er parallel zu ihm gelaufen war.
Der schwierige Teil
Nicht der Code — das Vertrauen. Das Pricing-Team hatte jeden Grund, einem System zu misstrauen, das seine Expertise kodierte. Zwei Dinge machten den Unterschied: Das Team prüfte und genehmigte jede kodierte Regel (und fand dabei mehrere langjährige Tabellenfehler), und das System legte seine Arbeit offen — jedes Angebot rückverfolgbar bis zu den Regeln, die es erzeugt haben. Innerhalb eines Quartals wünschte sich dasselbe Team neue Regeln, statt Tabellen zu pflegen.
Ergebnisse, die Bestand hatten
Die mediane Angebotszeit fiel von vier Stunden auf sechs Minuten — und blieb dort, während das Volumen wuchs. Die Angebotserstellung war kein Engpass für den Vertrieb mehr; Preisfehler auf komplexen Routen gingen gegen null; und das Unternehmen hing bei der Preisbildung nicht länger von drei bestimmten Personen ab. Das Engagement läuft als dediziertes Team weiter — inzwischen mit Ausbau der Plattform statt Brandbekämpfung.