La situation
L'activité de l'opérateur suivait trois rythmes déconnectés. Les plannings de cargaisons et de terminaux se négociaient dans des fils d'e-mails avant d'être ressaisis dans des calendriers. Les transactions étaient consignées dans des tableurs qui ne se rapprochaient qu'en fin de mois. Les données terrain (volumes, mouvements, mesures) arrivaient plusieurs jours après coup, sur papier ou en formulaires photographiés. La direction pilotait donc à partir d'une image de l'activité vieille de plusieurs jours et reconstituée à la main.
Le problème derrière le problème
Chaque retard semblait opérationnel, mais son coût était commercial. Une transaction modifie l'exposition à l'instant où elle est conclue, une livraison modifie la position à l'instant où elle arrive. Quand ces événements mettent des jours à atteindre les personnes qui pilotent le risque, toutes les décisions prises entre-temps s'appuient sur des chiffres périmés. Le diagnostic a chiffré ce décalage, et le périmètre de la plateforme s'est construit contre lui.
La plateforme que nous avons construite
Une seule plateforme d'exploitation, livrée par jalons dont chacun remplaçait un flux manuel précis. La planification des terminaux d'abord : des plannings partagés, avec historique des modifications, à la place des fouilles archéologiques dans les boîtes mail. La saisie des transactions ensuite, une opération enregistrée une seule fois, au desk, avec des positions recalculées en continu. Le reporting terrain a bouclé la boucle, avec des saisies quotidiennes structurées depuis le site, sur mobile, synchronisées dès que la connectivité le permet.
La difficulté
Le point dur, c'était l'adoption sur le terrain. Une plateforme d'exploitation ne vaut rien si les équipes de site continuent d'envoyer leurs formulaires par fax, et ces équipes-là ont déjà vu des logiciels échouer. Le module terrain a donc été conçu avec les personnes qui le remplissent : moins de champs que le formulaire papier qu'il remplaçait, un fonctionnement hors ligne par défaut, un gain de temps visible dès la première semaine. Le formulaire papier a été abandonné par les équipes elles-mêmes, et non par une note de service.
Des résultats qui ont tenu
Le cycle terrain-reporting est passé de plusieurs jours à quelques heures, et la position comme l'exposition sont désormais visibles à l'instant où une transaction ou une livraison les modifie. La clôture mensuelle a cessé d'être un chantier de reconstitution, puisque les chiffres n'ont plus jamais plusieurs jours de retard. La plateforme porte aujourd'hui la planification, la saisie des transactions et le reporting terrain de toute l'exploitation : un seul système, une seule source de vérité.