Dijagnoza: da li je softver uopšte odgovor
Svaka saradnja počinje radnim sesijama o vašoj operativi, brojkama i ograničenjima, a ne prezentacijom. Mapiramo tok posla, cenu stavljamo na svaki sat koji curi i otvoreno kažemo da li se sistem isplati. Često se ne isplati, pa to tako i napišemo.
Šta se zaista dešava
Ne pravimo predstavu od dijagnoze i ne trošimo nedelju na radionice sa papirićima. Pet konkretnih koraka, a vode ih ljudi koji bi i gradili sistem.
- 1
Radna sesija o samoj operativi
Ne dolazimo da prodajemo. Inženjer i partner sedaju sa ljudima koji vode proces, sa dispečerima, prijemom ili fakturisanjem, i prolaze kroz to kako posao stvarno teče, uključujući i improvizacije koje niko nije zapisao.
- 2
Mapiramo tok posla od početka do kraja
Svaka primopredaja, svako polje koje se ponovo ukucava, svaki Excel koji radi posao baze podataka. Mapa pokazuje gde odlaze sati, gde ulaze greške i koji koraci postoje samo zato što dva alata ne razgovaraju.
- 3
Stavljamo brojke na mesta gde curi
Sati nedeljno, stopa grešaka, vremena ciklusa i trošak zarada na ručnim koracima: merimo iz vaših podataka gde ih ima, a konzervativno procenjujemo gde ih nema. Te brojke postaju polazna vrednost prema kojoj se meri svaki budući sistem.
- 4
Ograničenja proveravamo pre nego što bilo šta preporučimo
Zahtevi usklađenosti, nasleđeni sistemi koji se ne mogu ugasiti, kapacitet tima i realnost budžeta. Preporuka koja ograničenja ignoriše ne vredi ništa, pa ih izvlačimo na sto na vreme.
- 5
Odgovaramo na jedino pitanje koje je važno
Da li je softver rešenje i koje vrste? Ponekad je iskren odgovor gotov alat, promena procesa ili automatizacija manja nego što ste zamišljali. U otprilike trećini slučajeva savetujemo da ne gradite.
Rezultat: pisana dijagnoza
Ne prezentacija, nego dokument po kom vaš tim može da radi i bez nas. Ostaje vama u svakom slučaju, a ako nastavite, postaje ulaz u procenu.
Mapa toka posla
Kako proces radi danas: primopredaje, alati, izuzeci i improvizacije, opisani tako da ih vaš tim prepozna kao tačne.
Gde curi novac
Ručni koraci, petlje ispravljanja grešaka i kašnjenja, izraženi u satima i novcu, kao polazna vrednost za svaku izradu koja sledi.
Preporuka, jednostavnim jezikom
Graditi, kupiti, promeniti proces ili ne raditi ništa, sa obrazloženjem u pisanoj formi. Ako savetujemo da ne gradite, tu to i stoji.
Šta bismo dalje uradili, ako išta
Ako je softver odgovor, skica sistema i metrika za koju treba da odgovara, što je ujedno ulaz u fazu procene.
Šta nam treba od vas
Namerno tražimo malo: dijagnoza je osmišljena tako da teče uz vašu redovnu radnu nedelju, a ne povrh nje.
2-4 sata vremena vlasnika procesa
Jedna ili dve radne sesije sa osobom koja stvarno vodi posao, a ne sa upravnim odborom.
Pristup ljudima koji rade posao
Kratki razgovori sa onima koji svakodnevno žive u procesu: dispečerima, komercijalom, referentima. Oni znaju gde boli.
Brojke koje već imate
Obim porudžbina, broj ljudi na procesu, logovi grešaka, izvozi; gruba slika je sasvim dovoljna. Ne tražimo nikakvu pripremu ni dokumentaciju, radimo sa onim što postoji.
Stati ovde je sasvim dobar ishod
Ako dijagnoza kaže "nemojte graditi", ili jednostavno odlučite da ne nastavite, saradnja se tu završava: bez naknade, bez obaveze i bez naknadnih podsetnika. Zadržavate pisanu dijagnozu i svaku brojku u njoj. U trećini slučajeva taj dokument je cela vrednost, jer vam uštedi ceo projekat.
Česta pitanja
Koliko našeg vremena traži dijagnoza?
Otprilike 2-4 sata od jedne odgovorne osobe, plus kratki razgovori sa ljudima koji svakodnevno vode proces. Mapiranje i brojke su na nama, a vi dajete realnost.
Da li je zaista besplatno? U čemu je kvaka?
Besplatno je i ne obavezuje vas ni na šta. Kvaka, ako vam treba: dijagnozom obim shvatimo dovoljno dobro da procena posle nje drži, pa je to pokriće rizika, a ne marketing. Ako od saradnje ne bude ništa, pisana dijagnoza svejedno ostaje vama.
Šta ako je odgovor "nemojte graditi"?
To dobijate u pisanoj formi, sa obrazloženjem i najčešće jeftinijom alternativom: gotovim alatom, promenom procesa ili manjom automatizacijom. Dešava se u otprilike trećini slučajeva i ne košta vas ništa.
Moramo li prvo da pripremimo dokumentaciju?
Ne morate. Većina operativa koje dijagnostikujemo nema tačnu dokumentaciju, i to je deo problema koji mapiramo. Dovoljni su izvozi, tabele i brojke koje već imate pri ruci.
Može li jedna dijagnoza da pokrije više procesa?
Može, i često u jednom prolazu gledamo dva ili tri povezana procesa, jer novac obično curi baš u primopredajama između njih. Ako je obim zaista velik, reći ćemo vam i predložiti redosled.
Ko sa naše strane zaista dolazi?
Inženjer koji bi radio na izradi i jedan partner. Nikada prodavac, jer prodavce u firmi i nemamo.
Četiri faze
Pregled celog procesa →Radne sesije o operativi, brojkama i ograničenjima. Besplatno, 1-2 nedelje.
Dijagnoza postaje konkretna ponuda: arhitektura, etape, cena i metrika. Besplatno, 1 nedelja.
Prva faza traje trideset minuta i ne košta ništa.
U trećini slučajeva ishod je "nemojte graditi", i to dobijate u pisanoj formi, sa obrazloženjem.