Situacija
Jedanaest fizičkih prodavnica, web prodavnica u rastu i četiri sistema koja međusobno nisu razgovarala: sama web prodavnica, upravljanje magacinom, računovodstvo i portal prevoznika. Svaka porudžbina prolazila je kroz najmanje tri od njih, i to izvozom podataka, mejlom ili tako što bi je neko prekucao. Usaglašavanje na kraju meseca trajalo je nedelju dana, a sezonski špic značio je prekovremeni rad na kopiranju i lepljenju.
Audit
Dve nedelje smo beležili svako ručno premeštanje podataka i tako dobili računicu: hiljade sati prekucavanja godišnje, a uz njih i greške koje su koštale više od samog rada - pogrešno pripremljene porudžbine, sporovi oko faktura i neslaganja u zalihama. Predlog je zatim rangirao svaki tok po godišnjem trošku, pa smo automatizovali od vrha liste.
Šta smo izgradili
Integracioni sloj koji svaku porudžbinu vodi od web prodavnice do magacina, prevoznika, fakture i glavne knjige, bez ijednog ručnog koraka osim tamo gde je ljudska procena zaista potrebna. Kada se cena ne poklopi, kada adresa odstupa ili kada se zalihe sukobe, slučaj ide u red izuzetaka sa punim kontekstom, a sve ostalo prolazi samo od sebe.
Najteži deo
Računovodstveni sistem nije imao upotrebljiv API. Kao siguran most ispostavila se razmena strukturiranih fajlova po fiksnom rasporedu, uz proveru kontrolne sume: dosadno, pouzdano i potpuno nadgledano. To je dobar primer pravila kojeg se držimo, a ono glasi da najbolja integracija nije ona najdomišljatija, nego ona koja nikoga nikada ne iznenadi.
Rezultati koji su izdržali
Danas 96% porudžbina prođe ceo put bez ijednog dodira, a operativa radi red izuzetaka umesto celog toka. Greške u unosu podataka pale su za više od 90%, mesec se zatvara za jedan dan, a oslobođeni kapacitet otišao je u korisničku podršku i nabavku. Ulaganje se vratilo u roku od nekoliko meseci od puštanja u rad, i to mereno u odnosu na polaznu vrednost iz audita, a ne procenjeno.