La situación
El negocio de la empresa funcionaba a tres ritmos desconectados. Los calendarios de carga y de terminal se negociaban en hilos de correo y se volvían a teclear en agendas. Las operaciones se registraban en hojas de cálculo que solo se conciliaban a fin de mes. Los datos de campo - volúmenes, movimientos, mediciones - llegaban días después, en papel o en formularios fotografiados. La foto que la dirección tenía del negocio siempre llevaba días de retraso y se montaba a mano.
El problema detrás del problema
Cada retraso parecía operativo, pero el coste era comercial. Una operación cambia la exposición en el momento en que se cierra; una entrega cambia la posición en el momento en que llega. Cuando esos hechos tardan días en llegar a quienes gestionan el riesgo, todas las decisiones intermedias se toman contra números caducados. El diagnóstico puso precio a ese desfase - y el alcance de la plataforma se definió contra él.
Lo que construimos
Una sola plataforma de operaciones, entregada en hitos que sustituían cada uno un flujo manual concreto. La planificación de terminales fue lo primero: calendarios compartidos con seguimiento de cambios en lugar de arqueología de correos. Después llegó el registro de operaciones - cada operación se introduce una vez, en la mesa, con las posiciones calculadas de forma continua. Los informes de campo cerraron el círculo: partes diarios estructurados desde la planta, en móvil, sincronizados en cuanto hay conectividad.
La parte difícil
La adopción en campo. Una plataforma de operaciones no vale nada si los equipos de planta siguen mandando formularios por fax, y esos equipos ya han visto fallar software antes. El módulo de campo se diseñó con las personas que lo rellenan: menos campos que el formulario en papel al que sustituía, funcionamiento sin conexión por defecto y ahorro de tiempo visible desde la primera semana. El formulario en papel lo retiraron los propios equipos, no una circular.
Resultados que se han sostenido
El ciclo del campo al informe pasó de días a horas, y la posición y la exposición se ven ahora en el momento en que una operación o una entrega las modifican. El cierre de mes dejó de ser un proyecto de reconstrucción, porque los números ya nunca están días desalineados. La plataforma soporta hoy la planificación, el registro de operaciones y los informes de campo de toda la operación - un sistema, una fuente única de verdad.