Die Ausgangslage
Das Geschäft lief in drei getrennten Taktungen. Fracht- und Terminalpläne wurden in E-Mail-Verläufen ausgehandelt und anschließend von Hand in Kalender übertragen. Handelsgeschäfte standen in Tabellen, die erst zum Monatsende abgeglichen wurden. Die Felddaten, also Mengen, Bewegungen und Messwerte, trafen Tage später ein, auf Papier oder als abfotografiertes Formular. Das Bild, das die Geschäftsführung vom eigenen Betrieb hatte, war damit immer Tage alt und von Hand zusammengesetzt.
Das Problem hinter dem Problem
Jede Verzögerung sah nach einem operativen Ärgernis aus, bezahlt wurde sie aber kaufmännisch. Ein Abschluss verändert das Exposure in dem Moment, in dem er zustande kommt, eine Lieferung verändert die Position in dem Moment, in dem sie ankommt. Wenn diese Ereignisse Tage brauchen, bis sie bei den Menschen ankommen, die das Risiko steuern, fällt jede Entscheidung dazwischen auf Basis veralteter Zahlen. Die Diagnose hat diesen Verzug beziffert, und genau daran wurde die Plattform ausgerichtet.
Was wir umgesetzt haben
Eine Betriebsplattform, in Meilensteinen übergeben, von denen jeder einen konkreten manuellen Ablauf abgelöst hat. Die Terminalplanung kam zuerst: gemeinsame Pläne mit Änderungsverfolgung, statt im Postfach nach dem letzten Stand zu graben. Es folgte die Handelserfassung, bei der ein Abschluss einmal am Desk erfasst wird und die Positionen danach laufend weiterrechnen. Die Feldberichte schlossen den Kreis: strukturierte Tageseinträge vom Standort, mobil erfasst und synchronisiert, sobald die Verbindung es zulässt.
Der schwierige Teil
Der schwierige Teil war die Akzeptanz im Feld. Eine Betriebsplattform ist wertlos, wenn die Teams vor Ort weiter Formulare faxen, und diese Teams haben Software schon scheitern sehen. Deshalb ist das Feldmodul gemeinsam mit den Leuten entstanden, die es ausfüllen: weniger Felder als auf dem Papierformular, das es ersetzt hat, offline als Standard, und von der ersten Woche an eine sichtbare Zeitersparnis. Ausgemustert haben das Papierformular am Ende die Teams selbst, nicht ein Rundschreiben.
Ergebnisse, die Bestand haben
Der Zyklus vom Feld bis zum Report dauert heute Stunden statt Tagen, und Position und Exposure sind in dem Moment sichtbar, in dem ein Abschluss oder eine Lieferung sie verändert. Der Monatsabschluss ist kein Rekonstruktionsprojekt mehr, weil die Zahlen gar nicht erst tagelang auseinanderlaufen. Die Plattform trägt heute Terminalplanung, Handelserfassung und Feldberichte für den gesamten Betrieb: ein System, eine zentrale Datenquelle.