Situacija
Posao operatera vodio se u tri nepovezana ritma. Rasporedi tereta i terminala dogovarani su u mejl prepiskama pa prekucavani u kalendare, a trgovine su se evidentirale u tabelama koje su se poklapale tek na kraju meseca. Podaci sa terena, od količina i kretanja do merenja, stizali su danima kasnije, na papiru ili kao fotografisani obrasci. Slika poslovanja koju je menadžment gledao uvek je bila stara nekoliko dana i sklopljena ručno.
Problem ispod problema
Svako kašnjenje delovalo je kao operativni detalj, ali se plaćalo na komercijalnoj strani. Posao menja izloženost onog trenutka kada se zaključi, a isporuka menja poziciju onog trenutka kada stigne. Kada takvim događajima treba nekoliko dana da stignu do ljudi koji upravljaju rizikom, svaka odluka doneta u međuvremenu oslanja se na zastarele brojke. Dijagnoza je izračunala koliko to kašnjenje košta, pa je obim platforme definisan prema tom broju.
Šta smo izgradili
Jednu operativnu platformu, isporučenu u etapama od kojih je svaka zamenila jedan konkretan ručni proces. Prvo planiranje terminala: zajednički rasporedi sa praćenjem izmena umesto arheologije po mejlovima. Zatim evidencija trgovina, u kojoj se posao unosi samo jednom, tamo gde se i zaključuje, a pozicije se računaju kontinuirano. Terenski izveštaji zatvorili su krug: strukturirani dnevni unosi sa lokacije, na mobilnom, sinhronizuju se čim veza to dozvoli.
Najteži deo
Prihvatanje na terenu. Operativna platforma ne vredi ništa ako ekipe na lokaciji i dalje šalju obrasce faksom, a te ekipe su već gledale kako uvedeni softver propada. Terenski modul smo zato dizajnirali zajedno sa ljudima koji ga popunjavaju: manje polja nego na papirnom obrascu koji zamenjuje, rad offline kao podrazumevano ponašanje i vidljiva ušteda vremena već od prve nedelje. Papirni obrazac penzionisale su same ekipe, a ne dopis iz uprave.
Rezultati koji su izdržali
Ciklus od terena do izveštaja pao je sa dana na sate, a pozicija i izloženost vide se onog trenutka kada ih posao ili isporuka promene. Zatvaranje meseca prestalo je da bude rekonstrukcija, jer između brojki i nema razmaka od nekoliko dana. Platforma danas nosi planiranje, evidenciju trgovina i terensko izveštavanje za celo poslovanje: jedan sistem i jedan izvor istine.