La situazione
L'attività dell'operatore procedeva su tre ritmi scollegati. I programmi di carico e dei terminali si negoziavano in catene di email e si ribattevano a mano nei calendari. Le operazioni finivano in fogli di calcolo che si riconciliavano solo a fine mese. I dati dal campo - volumi, movimenti, misurazioni - arrivavano giorni dopo, su carta o in moduli fotografati. La fotografia che la direzione aveva dell'azienda era sempre vecchia di giorni e composta a mano.
Il problema dietro il problema
Ogni ritardo sembrava operativo, ma il costo era commerciale. Un'operazione cambia l'esposizione nel momento in cui viene chiusa; una consegna cambia la posizione nel momento in cui arriva. Quando questi eventi impiegano giorni a raggiungere chi governa il rischio, ogni decisione presa nel frattempo si basa su numeri vecchi. La diagnosi ha dato un prezzo a quel ritardo - e su quel numero è stato definito il perimetro della piattaforma.
Che cosa abbiamo costruito
Un'unica piattaforma operativa, consegnata in milestone che sostituivano ognuna un flusso manuale preciso. La programmazione dei terminali è arrivata per prima: programmi condivisi con tracciamento delle modifiche al posto dell'archeologia delle email. È seguita la registrazione delle operazioni - contratti inseriti una sola volta, direttamente al desk, con le posizioni calcolate in continuo. La reportistica dal campo ha chiuso il cerchio: registrazioni giornaliere strutturate dal sito, da mobile, sincronizzate appena la connessione lo permette.
La parte difficile
L'adozione sul campo. Una piattaforma operativa non vale nulla se il personale in sito continua a mandare moduli via fax, e quel personale ha già visto software fallire. Il modulo di campo è stato progettato insieme a chi lo compila: meno campi del modulo cartaceo che sostituiva, funzionante offline per impostazione predefinita e con un risparmio di tempo visibile già dalla prima settimana. Il modulo cartaceo è stato mandato in pensione dagli operatori stessi, non da una circolare.
Risultati che hanno tenuto
Il ciclo dal campo al report è sceso da giorni a ore, e posizione ed esposizione sono ora visibili nel momento in cui un'operazione o una consegna le modifica. La chiusura di fine mese ha smesso di essere un progetto di ricostruzione, perché i numeri non sono mai vecchi di giorni. La piattaforma porta oggi programmazione, registrazione delle operazioni e reportistica dal campo per l'intera operatività: un solo sistema, un'unica fonte di verità.